A INFORMATIZAÇÃO COMO INSTRUMENTO PARA O ALCANCE DA EFICIÊNCIA E DA SUSTENTABILIDADE NAS ATIVIDADES DOS PROGRAMAS DA COORDENADORIA DE ACOMPANHAMENTO DISCENTE - CAD

Resumo

Devido a globalização, é visto uma intensa mudança de perspectiva em grandes empresas, desde a informatização de processos à adesão de medidas sustentáveis. Nesse sentido, o Serviço Público também vem adotando medidas para se adequar ao processos de informatização e às medidas sustentáveis. A gestão da Universidade Federal do Ceará percebeu a necessidade de aderir às mudanças em prol de melhorias nos processos de trabalho, para isso, implementou o Sistema Eletrônico de Informações - SEI para a gestão de processos e documentos e a libertação do papel como suporte físico para documentos. O objetivo deste trabalho é apresentar a atuação dos bolsistas do PAIP dentro desse cenário de transição na CAD e ressaltar a necessidade da implementação efetiva do sistema informatizado para trazer maior eficiência às atividades desenvolvidas pelo setor. Atualmente, a partir do recebimento dos documentos referentes aos programas PID e PET, estes são cadastrados no sistema e, posteriormente, são arquivados em pastas que ocupam um espaço significativo no setor. Com o processo de informatização, os documentos recebidos pela coordenadoria passam a serem virtuais, que diminui o consumo de papéis no setor e facilita o processo de gestão dos mesmos. O bolsista, assim, atuam como um meio de maior eficiência no processo, auxiliando os servidores, tirando dúvidas e ajudando os estudantes, além de cooperar com o registro e arquivamento dos documentos. Sendo assim, o processo de informatização almejado pela CAD, envolve o desenvolvimento de um sistema que abranja todas as atividades referentes ao PID e PET, desde a apresentação dos projetos para implementação e renovação de vagas de bolsas até o recebimento de documentação para inscrição, frequências e relatórios. E, com fins metodológicos, colhemos dados para a pesquisa a partir da experiência no setor, conversas com servidores sobre o processo de transição e implementação do sistema informatizado no setor e pesquisas bibliográficas.