DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS DAS AÇÕES DE EXTENSÃO ATIVAS CADASTRADAS NA COORDENADORIA DE AÇÕES DE EXTENSÃO DO CAMPUS DO PORANGABUSSU.

Resumo

A digitalização de documentos objetiva preservar os originais de fatores externos que causam sua degradação, além disso, procura facilitar o manuseio desses documentos, bem como a gestão por meio do estabelecimento responsável. O programa digitalização e gestão de documentos das ações de extensão ativas cadastradas na coordenadoria de ações de extensão no campus do Porangabussu, surgiu com o intuito de continuar o processo de melhora da organização visando uma maior eficiência na gestão administrativa de informações do campus, assim como diminuir o extravio ou perca destas informações. A partir das atividades desse projeto, objetiva-se descrever a importância da digitalização e do armazenamento dos originais, bem como apresentar os resultados obtidos nestes processos. Para a apresentação das informações, realizou-se uma reunião de equipe a fim de descrever as atividades, dividi-las em etapas, traçar pontos nessas etapas e dividi-los entre os bolsistas, mensurando o tempo médio necessário, e padronizando o método de organização dos documentos digitalizados. Em seguida, realizou-se uma pesquisa sobre a importância da digitalização para as empresas, e necessidade destas de se adequarem aos avanços tecnológicos do século, bem como sobre os fatores que mais influenciam na degradação de documentos. Desta forma foi estudado o local de armazenamento de arquivos da Pró-Reitoria de extensão do Porangabussu, e estabelecida uma comparação com manuais de armazenamento de outras grandes instituições, sendo possível concluir a necessidade da formulação de uma manual que vise padronizar o acesso aos originais, bem como sua manutenção para evitar a degradação destes, bem como, foi possível notar a necessidade de intervenção no local onde estes documentos se encontram.