GESTÃO DE DOCUMENTOS NA DIVISÃO DE ARQUIVO
Resumo
Este trabalho tem por finalidade relatar as práticas realizadas na Divisão de Arquivo da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD), Unidade Administrativa que gerencia o acervo arquivístico produzido e/ou recebido da referida Pró-Reitoria e parte do legado documental da Universidade Federal do Ceará (UFC). A gestão documental tem como uma de suas finalidades otimizar o trabalho institucional pois possibilita a recuperação de forma rápida e eficiente da informação. Dito isso, as atividades desenvolvidas na Divisão de Arquivo consistem em classificação dos processos administrativos, com base no Código de Classificação do Conselho Nacional de Arquivo CONARQ. Este procedimento arquivístico está ligado à avaliação documental que consiste em definir prazos de guarda para a documentação o que possibilita o expurgo ou a guarda permanente. Também faz-se o registro desses documentos em um sistema específico. O acondicionamento desses arquivos em caixas e o seu armazenamento nas estantes, visando a preservação que se caracteriza por adotar medidas que amenizam os processos de degradação dos documentos, para que prolongue o tempo de vida do suporte informacional. Com isso manteve-se o controle ambiental, mantendo o ambiente climatizado e o controle da umidade do ar, e a guarda dos documentos em materiais adequados. Ao realizar este trabalho, entende-se o quão essencial é a classificação e a avaliação para manter a ordenação documental, uma vez que as informações contidas nos arquivos são valiosas tanto para a tomada de decisões como para a preservação da memória institucional. É preciso, por fim, indicar que ao longo do ano foram classificados os processos administrativos referentes ao ano de 2012 e iniciou-se o ano de 2011, além disso foi feita a seleção de 18,4 metros lineares de documentos que já cumpriram seu prazo de guarda. Portanto, é preciso ver a Divisão de Arquivo como uma unidade de proteção da informação e não apenas como um depósito de documentos.Publicado
2019-01-01
Edição
Seção
IV Encontro de Iniciação Acadêmica
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