GESTÃO DOCUMENTAL DE ARQUIVOS DA FACULDADE DE MEDICINA

Resumo

Conforme o Art. 1º da Lei Federal no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, "É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação". A gestão documental de arquivos da Secretaria Administrativa da Faculdade de Medicina teve como objetivos oferecer uma melhor organização e acessibilidade de documentos, promover o gerenciamento do ciclo de vida da informação e documentação, favorecer a sua recuperação tempestiva, fornecer subsídios a tomada de decisão, manter a memória institucional. A metodologia utilizada foi, sob a orientação da legislação pertinente, realizar o diagnóstico, a classificação, organização dos arquivos e descarte adequado de papéis inservíveis, visando propiciar o acesso célere a documentos de interesse da Administração, estabelecimento de critérios de arquivamento, e a liberação de espaços subutilizados em função do acúmulo de documentos que já perderam o seu valor administrativo, fiscal, técnico ou legal, fazendo uso da tecnologia a fim de reduzir a quantidade de arquivos físicos por meio da digitalização dos mesmo. Foram resultados desse projeto: 1. a construção de um arquivo digital das pastas de documentos relativos às atividades meio e que não possuam valor fiscal ou histórico; 2. A reorganização dos arquivos intermediário e permanente, em classificação por assunto e cronológica; 3. o descarte dos documentos inservíveis, através da Cooperativa de Trabalho dos Catadores de Recicláveis do Pici Ltda, em conformidade com o disposto no Decreto no 5.940, de 25 de outubro de 2006. Na conclusão desse projeto espera-se sensibilizar e orientar o corpo técnico-administrativo da Direção da FAMED para a importância da gestão documental adequada e estabelecer um fluxo de gerenciamento documental que viabilize a eficiência administrativa e a continuidade do processo.