TRANSIÇÃO DO ACERVO FÍSICO PARA O DIGITAL DA COORDENADORIA GERAL DAS CASAS DE CULTURA

Resumo

A Coordenação Geral das Casas de Cultura Estrangeira (CGCCE), até o ano de 2018, utilizava o método de guarda de documentos físicos em pastas anuais, com cada portaria guardada em ordem cronológica. Quando se fazia necessário a busca de um documento, levava-se bons minutos para encontrar a pasta e o documento específico. No final do ano de 2018, a CGCCE passou a usar o serviço do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) como uma melhor forma da guarda de novos documentos gerados. Este trabalho tem como objetivo apresentar a transição do acervo físico para o digital da CGCCE, por meio do SEI e a sua contribuição para a otimização da comunicação e agilidade do encaminhamento e divulgação de processos e informações. O estudo busca apresentar as melhorias que surgiram após o início uso do sistema SEI, mostrando por meio de comparativos, a rotina e organização anterior ao sistema dos arquivos da coordenadoria e os progressos percebidos com base nos resultados visto em relação ao tempo, à diminuição do uso de materiais de consumo, bem como uma maior qualidade na segurança da informação contidas no mesmo e o aumento do espaço físico sem o arquivamento de documentos impressos. A pesquisa, além de trazer resultados e benefícios para a Coordenadoria, também contribui para um melhoramento no desenvolvimento acadêmico, profissional e pessoal do estudante, com o acompanhamento do assistente em administração do referido setor.