ESTRATÉGIA DE GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES NA COORDENADORIA DE EXTENSÃO DO PORANGABUÇU POR MEIO DO USO DE MAPÕES

Resumo

A Pró-reitoria de Extensão – Coordenadoria Porangabuçu – é responsável pela gestão e armazenamento do cadastramento das ações de extensão dos cursos do campus Porangabuçu da UFC, incluindo recebimento de formulários e relatórios, como também a criação de arquivos referentes ao histórico de cada ação. A gestão documental e de informações é uma atividade essencial para qualquer instituição ou empresa. Para obter resultados positivos, faz-se necessário adotar as melhores práticas e técnicas na execução desta tarefa. Para que as informações das ações cadastradas na Coordenadoria de Extensão do Porangabuçu sejam armazenadas adequadamente, a PREX faz uso de uma estratégia organizacional de informações, através de planilhas feitas no Excel, denominadas internamente como Mapões, nas quais constam as informações pertinentes de cada ano das ações cadastradas na Coordenadoria. Este trabalho pretende mostrar as mudanças ocorridas nos Mapões dos anos de 2013 a 2019 e apontar as principais utilidades (funções) dessa sistemática organizacional em relação à antiga forma de gerenciamento. Para isso, foram feitas pesquisas nos arquivos da PREX, comparando e identificando as mudanças que ocorreram no decorrer dos anos de 2013 a 2019. Essas informações serviram de base para a elaboração de um relatório com os resultados observados e demonstrar os impactos dessas alterações nas atividades realizadas pela coordenadoria ao longo dos anos. Podemos concluir que os Mapões trouxeram mudanças significativas em relação a eficiência na realização de pesquisas, gerenciamento de informações e a organização como um todo, além de respostas mais rápidas às demandas internas e externas por declarações, relatórios de gestão e prestações de contas para os órgãos de controle.