GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS ACADÊMICOS

Resumo

O projeto Gestão de Documentos em Arquivos Acadêmicos é realizado através de uma parceria estabelecida pela Divisão de Arquivo da PROPLAD e a Comissão de Avaliação de Documentos (CPAD). Esse projeto tem como proposta realizar o mapeamento da situação dos acervos arquivísticos no âmbito da Universidade Federal do Ceará (UFC). Em termos objetivos, o projeto consiste em realizar visitas técnicas para elaboração de diagnósticos arquivísticos visando conhecer a disposição dos acervos custodiados pela UFC e propor recomendações e boas práticas para o tratamento e preservação dos referidos acervos. O levantamento dos dados é feito por meio de visitas in loco e aplicação de questionários aos servidores responsáveis. Foram analisadas as estruturas dos locais, assim como uma breve identificação das tipologias documentais e avaliação dos documentos que são de guarda corrente, intermediária e permanente. Este ano o trabalho foi desenvolvido no Departamento de Ciências da Informação (DCINF); na Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) e no Departamento de Estudos Interdisciplinares (DEINTER), este ainda está em processo de finalização. Nesses diagnósticos foram identificadas a necessidade da estruturação desses locais para a guarda da documentação, no que se refere ao acervo é imprescindível que sejam identificados, classificados e avaliados em conformidade com a legislação em vigor. Através desses procedimentos será possível a correta destinação do acervo (expurgo ou guarda permanente) bem como a adequada preservação da memória institucional. Dessa forma, conclui-se que o diagnóstico arquivístico é um procedimento essencial para identificação da estruturação dos acervos arquivísticos desta UFC, e é a partir desse procedimentos que é possível o estabelecimento de adequados planos de trabalho, assim como de uma eficiente política de gestão de documentos. Agradecemos à UFC pela oportunidade de participar do Programa Institucional de Bolsas de Inovação (PIBI).