O PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO E ARMAZENAMENTO DE DOSSIÊS DOS DISCENTES DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ

Resumo

A Universidade Federal do Ceará, com mais de sessenta anos de serviço, não apresenta um tratamento padrão único referente à organização e armazenamento da densa documentação produzida. Este fator aliado à diversidade dos setores administrativos cria uma desarmonia na gestão. Neste caso, faz-se necessário um trabalho detalhado e cuidadoso de todo o material documental encontrado de modo desordenado na instituição, principalmente no que tange aos universitários. A trajetória acadêmica de discentes costuma acarretar a produção de inúmeros tipos de documentos que são distribuídos em diversos setores do estabelecimento de ensino. Essa realidade, por muitas vezes, gera dificuldades no acesso e no fluxo de trabalho dos servidores que constituem a instituição. Diante disso, a Divisão de Arquivo (PROGRAD UFC) possui, como uma de suas tarefas, a composição e organização de dossiês dos estudantes enquanto ativos a fim de facilitar o acesso a atos de assentamentos que comprovam toda a vida acadêmica do aluno e a saída dos mesmos da instituição. Desse modo, a relevância da criação de um dossiê não se limita somente a facilitar o acesso aos servidores e ao seu destino final. A disposição adequada desse importante documento proporciona regularidade e equilíbrio dentro do serviços administrativos da UFC considerando-se que o dossiê é fundamental por carregar consigo os registros acadêmicos como provas do percurso de cada aluno.