PRODUÇÃO DE UM INVENTÁRIO DO ACERVO DA DIVISÃO DE ARQUIVO DA UFC

Resumo

A Pró-Reitoria de Graduação da UFC recebe anualmente, umas séries de documentos que fazem parte do patrimônio da instituição e dentro dos mais variados documentos produzidos estão aqueles que refletem a vida acadêmica dos discentes. O Projeto do Inventário do Acervo tem como objetivo identificar todos os documentos que a Divisão de Arquivos da PROGRAD recebeu durante os últimos. A importância da criação de um inventário baseia-se nos princípios de organização e planejamento, visto a quantidade e variedade de documentos existentes. O inventário proporcionará a identificação do quantitativo total do acervo acumulado, bem como os assuntos dos documentos, os interessados, o ano inicial e final de cada documento. Também estão previstos campos para comentários acerca da conservação física do documento, localização e a identificação da pessoa que procedeu ao preenchimento das informações. Pretende-se adicionar a planilha campos referentes ao Código de Classificação de Assuntos, prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final prevista para cada documento de acordo com o indicado no Código de Classificação e na Tabela de Temporalidade das IFES de modo a ter um controle, além da localização, dos prazos de guarda dos documentos. A princípio a Divisão de Arquivo preocupou-se com a identificação parcial e acondicionamento de grupos de documentos de mesmo assunto e ano de produção, utilizando caixas de arquivo para a guarda e preservação desses documentos. Em cada caixa foram feitas descrições iniciais dos arquivos e os seus respectivos anos. A próxima etapa é a criação de um inventário que consiste na listagem dos documentos do acervo com os seus respectivos assuntos para formar uma visão integrada geral e especifica do acervo.