A GESTÃO DOCUMENTAL E SUA CONTRIBUIÇÃO PARA A FORMAÇÃO DOS BOLSISTAS DE INICIAÇÃO ACADÊMICA DA PREX - Gomes, Amanda da Silva Barbosa; Silva, Francisca Larissa de Menezes; Maria de Souza, Margarida (Encontros Universitários da UFC, 2017)
Grande parte das instituições brasileiras, sejam públicas ou privadas, lidam diariamente com um enorme fluxo de documentos, portanto faz-se necessário que haja o devido controle e a organização dos mesmos, tanto para que não sejam perdidos ou extraviados, quanto para facilitar o acesso a estes. O projeto “Gestão Documental” da Pró-Reitoria de Extensão da UFC tem por objetivo organizar os mais diversos documentos recebidos e expedidos diariamente pela instituição, e ao mesmo tempo desenvolver em seus bolsistas as habilidades de receber, selecionar e arquivar documentos de forma eficaz e de fácil acesso. A organização desses documentos deve iniciar-se no momento de seu recebimento. Para dar continuidade ao processo, são utilizados conhecimentos da área arquivística para identificar, selecionar, segmentar de acordo com a espécie (ofícios, memorandos, etc.) e arquivar. A aplicação dos conhecimentos arquivísticos para controle e organização da documentação da Pró-Reitoria de Extensão traz consigo notável melhora no desempenho dos trabalhos realizados, pois o acesso aos arquivos torna-se mais rápido, fácil e prático. Assim, a gestão documental é de grande importância para facilitar e otimizar o tempo das atividades executadas pela Pró-Reitoria de Extensão bem como para o desenvolvimento profissional dos bolsistas alocados no projeto, pois estes tem a oportunidade de vivenciar o funcionamento da rotina administrativa de uma instituição, aplicar nas atividades desenvolvidas seus conhecimentos prévios e ao mesmo tempo adquirir novos.